Provedba ovog zahtjevnog procesa podrazumijevala je detaljan pregled, pripremu, ručni unos i autorizaciju svakog pojedinog arhivskog zapisa. Time je obuhvaćena cjelokupna raspoloživa arhivska građa diploma koja se odnosi na prethodno završene studijske programe Fakulteta.
Ukupno je izrađeno i autorizirano 11.455 arhivskih zapisa, prema sljedećoj strukturi:
- prijediplomski i diplomski studiji evidentirani u ISVU-u – 7.136 zapisa, od čega:
- prijediplomski studiji – 3.464 zapisa
- diplomski studiji – 2.245 zapisa
- stručni studiji – 1.427 zapisa
- studiji prema ranijem sustavu VII. stupnja – 1.929 zapisa
- studiji prema ranijem sustavu VI. stupnja – 2.268 zapisa
- specijalistički poslijediplomski studiji – 119 zapisa
- doktorski studiji – 3 zapisa.
Tijekom provedbe projekta sustavno su pregledani i uspoređeni podaci iz više službenih evidencija, studentskih dosjea, matičnih knjiga, arhivskih baza i drugih izvora. Posebna je pozornost posvećena točnosti osobnih i studijskih podataka, nazivima završenih studija, datumima završetka, stečenim akademskim i stručnim nazivima te vjerodostojnosti svakog pojedinog zapisa.
Uz unos i autorizaciju podataka u nacionalnom Digitalnom registru diploma, FOI je proveo i dodatnu aktivnost koja nadilazi propisane obveze – digitalizaciju svih diploma obuhvaćenih arhivskim unosom te njihovu pohranu u vlastitu digitalnu riznicu Fakulteta. Time je uspostavljena cjelovita i dugoročno održiva digitalna evidencija izdanih diploma koja povezuje strukturirane podatke u nacionalnom registru s digitalnim preslikama izvornih dokumenata u institucijskoj riznici.
Ovakav pristup omogućuje višu razinu pouzdanosti, dostupnosti, sljedivosti i zaštite podataka, uz istodobno smanjenje potrebe za korištenjem i fizičkim premještanjem izvorne arhivske dokumentacije. Istovremeno se ubrzava provjera podataka, pojednostavljuje izdavanje potvrda i obrada zahtjeva bivših studenata te olakšava provjera vjerodostojnosti stečenih kvalifikacija.
Posebna vrijednost projekta ogleda se u objedinjavanju podataka koji obuhvaćaju različita razdoblja razvoja Fakulteta, promjene studijskih programa, ranije obrazovne sustave te različite akademske i stručne nazive. Na taj je način očuvana institucionalna memorija te osigurana dostupnost vjerodostojnih podataka o kvalifikacijama koje je Fakultet izdavao tijekom više od četiri desetljeća.
Završetak ovog projekta predstavlja značajan organizacijski i administrativni iskorak te još jednu potvrdu kontinuirane digitalne transformacije poslovanja Fakulteta organizacije i informatike. Kao jedna od vodećih visokoškolskih institucija u području digitalizacije i primjene informacijskih tehnologija, FOI potvrđuje da digitalna transformacija nije samo područje njegova znanstvenog i nastavnog djelovanja, već i temeljno načelo koje dosljedno primjenjuje u vlastitom upravljanju i poslovanju.
